5 Tricks: So wirkt Ihr Unternehmen größer
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Wie moderne Cloud Kommunikation Ihr Image stärkt
5 Tricks für Ihre Cloud Kommunikation
Mittelständische Unternehmen punkten mit Nähe und Flexibilität. Mit den richtigen UCaaS Funktionen schaffen sie zusätzlich einen professionellen Auftritt, der Großunternehmen gleicht.
Auf den Punkt gebracht:
- Intelligente Anrufsteuerung: IVR Menüs und Weiterleitungen strukturieren Gespräche
- Professionelle Begrüßungen: Individuelle Ansagen mit Musik oder Voice Over
- Softphone Integration: CRM Anbindung, Anrufverwaltung und Aufzeichnung
- Flexible Regeln: Individuelle Weiterleitungen und Betriebszeiten je Nebenstelle
- Effiziente Erreichbarkeit: Sammelanschlüsse und automatische Verfügbarkeit
SAVECALL zeigt, wie moderne Cloud Kommunikation mittelständische Unternehmen professioneller, effizienter und kundenfreundlicher macht.
Die Frage: Wie professionell wirkt Ihre Kundenkommunikation heute auf neue Interessenten?
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Mittelständische Unternehmen sind deutlich näher am Kunden und bieten auf individueller Ebene eine Customer Experience, mit der Konzerne nur schwer mithalten können. Jedoch mangelt es oft an Technologien um eine Kundenkommunikation wie ein Großunternehmen bieten zu können. Cloud-Kommunikationslösungen bzw. Unified Communications as a Service löst dieses Problem. Umfangreiche UCaaS-Funktionen lassen Ihr Unternehmen im Bereich der Kundenkommunikation viel professioneller und größer erscheinen. UCaaS-Tools bieten Ihren Anrufern ein außergewöhnliches Erlebnis, ohne die Agilität zu verlieren, die Ihr mittelständisches Unternehmen so einzigartig macht.
Hier sind fünf Wege um Ihr Unternehmen groß erscheinen zu lassen.
1. Anrufweiterleitungen und sprachgesteuerte (IVR-) Menüs
Leistungsfähige, sprach- und regelgesteuerte Rufweiterleitungen auf individueller oder Gruppen-Ebene, Verfügbarkeits- oder Skill-based. Während und nach den Geschäftszeiten, sowie zu jeder beliebigen Tageszeit.
Administratoren und Benutzer können definieren, wo eingehende Anrufe empfangen werden sollen und sogar sprachgesteuerte IVR-Menüs zur Weiterleitung ganz einfach selbst konfigurieren. Ohne Investitionen. Sie bezahlen lediglich eine monatliche Fee pro User.
Beispielhafte Konfiguration:
- eingehender Anruf, Ihre individuelle Musik spielt, bis ein Anruf angenommen wird
- IVR-Sprachsteuerungsmenü: wählen Sie bitte die „1“ für den Customer-Care, die „2“ für die Buchhaltung ….
- unterbrechen Sie die Musik alle 20 Sekunden mit einem individuellen Text „Vielen Dank für Ihren Anruf, bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern
- leiten Sie den Anruf an den zuständigen Mitarbeiter oder die Gruppe. Im Büro oder im Homeoffice
- Wenn nicht abgenommen wird, leiten Sie den Anruf an die Voicemail weiter. Das Audiofile wird per E-mail an definierte Verteiler gesendet.
Diese Funktion ist allgemein als Anrufweiterleitung oder im komplexeren Fall als Skill-based routing bekannt. Sie können benutzerdefinierte Beantwortungsregeln von jedem webfähigen Computer oder Mobiltelefon erstellen und verwalten.
2. Individuelle, professionelle Ansagen
Jede Begrüßung kann mit Ihrer eigenen Stimme, einem professionellen Voice-Over oder Ihrer bevorzugten Musik angepasst werden.
Sie nehmen eine Begrüßung auf, speichern sie als WAV-Datei und importieren sie einfach in den Begrüßungsbereich, den Sie anpassen möchten.
Mit Individuellen Begrüßungsansagen vermitteln Sie Ihren Anrufern ein Gefühl der Nähe und geben den Ton für eine hervorragende Interaktion mit dem Kundendienst an.
3. Integriertes Softphone
In Ihre bevorzugten Geschäftsanwendungen – zum Beispiel ein CRM – lassen sich moderne Kommunikationslösungen wie ein Softphone direkt integrieren. So kommunizieren Ihre Mitarbeitenden nahtlos aus der Anwendung heraus und profitieren von einer optimierten User Experience. Telefonieren wird dadurch zum Teil Ihres digitalen Workflows – direkt in Tools wie:
Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zendesk, WhatsApp und vielen mehr.
Anrufe von Ihrem Computer aus tätigen und annehmen
Schließen Sie ein Headset an oder verwenden Sie einfach die Lautsprecher und das Mikrofon Ihres Computers, um jeden Computer in ein Telefon und Anruf-Controller zu verwandeln.
Tätigen Sie Anrufe an jeden Ihrer Kontakte mit einem einzigen Klick.
Verwalten und kontrollieren Sie Ihre Anrufe besser
Einfache Anruf-Vermittlung, schalten Sie sich auf „Mute“ oder leiten an die Mailbox weiter.
Halten Sie einen Anruf und rufen Sie ihn von jedem anderen Telefon oder Softphone im System ab. Nahtlose Weiterleitung eines laufenden Anrufs an Ihr Tischtelefon, Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät.
Anrufe aufzeichnen
Zeichnen Sie einen einzelnen Anruf auf, oder ändern Sie die Einstellungen so, dass alle Anrufe automatisch aufgezeichnet werden. Laden Sie aufgezeichnete Gespräche herunter, speichern Sie sie auf Ihrem Computer, oder leiten Sie sie zur Überprüfung an andere weiter.
Text-to-Speech
Kommunizieren Sie mit Ihren Anrufern, ohne den Hörer abzunehmen.
Erlauben Sie Anrufern, eine Standardnachricht zu hören oder eine persönliche Nachricht einzugeben. Diese wird per Text-to-Speech-Technologie übertragen, zum Beispiel wenn Sie zu beschäftigt sind, um einen Anruf entgegenzunehmen.
4. Anrufe bedarfsgerecht weiterleiten
Jede Nebenstelle kann ihre eigenen individuellen Geschäftsregeln und Betriebszeiten haben.
Leiten Sie per Transfer-Taste an eine beliebige Nebenstelle im Unternehmen weiter.
Bieten Sie so Ihren Anrufern den bestmöglichen Service.
Ein Telefonanruf ist oft der erste Kontakt eines potenziellen Kunden mit Ihrem Unternehmen.
Wenn er mit Ihrem Service unzufrieden ist, wird er sich wahrscheinlich direkt an Ihre Konkurrenz wenden.
5. Agenten finden mit Telefon-Sammelanschluss
Steuern Sie aktiv die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens: Der Anrufer erwartet, dass der richtige Mitarbeiter seinen Anruf zeitnah entgegennimmt. Wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist, sollte der Anruf automatisch an einen anderen verfügbaren Kollegen weitergeleitet werden.
Mit dem Einrichten eines Sammelanschlusses (Hunt-Group) steuern Sie die automatische Suche nach dem ersten verfügbaren Mitarbeiter in der Gruppe. Erstellen Sie dazu Gruppen für Vertrieb, Technik, Kunden-Service usw. – ganz einfach über moderne Kommunikationslösungen, die sich flexibel an Ihre Prozesse anpassen.
Fazit
Großunternehmen haben vielleicht einen Vorsprung bei Kundendiensttechnologien. Mittlerweile können aber auch mittelständische Unternehmen – mit den richtigen Kommunikationslösungen – ein Serviceniveau bieten, das dem großer Anbieter in nichts nachsteht.
Und das Beste daran? Sie brauchen keine zusätzlichen, kostspieligen Call-Center-Lösungen. Ihre Mitarbeiter haben alles, was sie für einen einzigartigen Service benötigen, in einer einzigen Plattform.
Als Experten für Unified Communication bieten wir Ihnen einen umfangreichen und persönlichen Service.
Sprechen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
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